عندما تدرك أنك مفتاح خيرك

نصائح لتحقيق التنظيم الفعّال

نشعر جميعًا بالإثارة عند البدء في وظيفة جديدة، وخاصة إذا كانت تتطلب لنا تجربة شيئًا مختلفًا مثل العمل كمستشار في شركة خدمات مالية. بطل قصتنا، فريد، يجد نفسه في هذه المغامرة الجديدة التي تستلزم السفر والتنقل بكثرة، مما يعني ضرورة التكيف بسرعة وتحضير المكتب ليكون منظمًا بأفضل طريقة.

نصائح لتحقيق التنظيم الفعّال

أول ما يحتاج فريد إلى القيام به هو ترتيب مكتبه. من المهم فرز العناصر حسب الاستخدام؛ فبعض الأشياء يجب أن تكون في متناول اليد باستمرار، بينما يمكن وضع الأخرى بعيدًا لأنها لا تُستخدم سوى بين الحين والآخر. 

من الجيد ترتيب المكتب بحيث يكون الحاسوب والهاتف بجانب بعضهما للرد على المكالمات بسرعة. وإذا كان الطابعة لا تتناسب مع مساحة الطاولة، يمكن وضعها في مكان قريب نظرًا لقصر أسلاكها. يمكن استخدام درج علوي لتخزين القلم والورق للمذكرات السريعة.

ومن الضروري أيضًا طلب صندوق بطاقات أعمال لأن العمل يتطلب لقاء العديد من العملاء المحتملين. توزيع البطاقات سيسهل على هؤلاء التواصل مع الشركة. 

ينصح بإضافة أداة للمهام الورقية المنتهية وتلك التي بحاجة لمتابعة. هذه الطريقة ستساعد فريد على معرفة ما أنجز من الوثائق وما يتطلب استكماله. 

نظرًا لكثرة الجلسات والسفر، سيكون من الحكمة لفريد حمل منظم معه. اليوم، يمكن الاختيار بين التقليدي بالورق والقلم أو الإلكتروني، والذي يأتي في بعض الأحيان مع وظائف الهاتف المحمول، مما يجعله عمليًا وخفيف الوزن ويُحمل بسهولة في الجيب.

لابد أن المكتب الحالي للشركة مليء بالوثائق القديمة وغير الضرورية التي يجب التخلص منها لتحرير مساحة أكبر وزيادة الإنتاجية. يُفضل التركيز على عدم ترك الوثائق المهمة مرمية دون قفلها إما في الخزنة أو الدرج، لضمان الأمان والتنظيم.

شاهد مواضيع مميزة قد تهمك ايضا

"التخطيط لتنسيق الحدائق الصحراوية "

"قائمة للحياة المتفائلة "

" دليلك الشامل لتحليل الشخصيات من حولك"

"التحرر من العقل: رحلة الروح نحو السلام"

القدرة على التخطيط المسبق للمهام الأسبوعية من الأمور الهامة التي قد تحتاج إليها بعض الشخصيات التنفيذية، بينما قد يحتاج آخرون لمساعدة مساعد شخصي. 

التخطيط ليوم كامل يمكن أن يبدأ بتدوين جميع المهام المزمع تنفيذها والتحقق منها عند الانتهاء. أما المهام غير المستعجلة فيمكن تأجيلها لليوم التالي.

الموظف الكفء هو ذلك الذي يعرف ما يحتاج إليه ويضمن أن يكون مكتبه منظمًا دائمًا. بهذه الطريقة يمكنه مواجهة أي تحديات بسرور وسهولة!